ועידות וידאו

מאז העלייה שחלה בהיקף העבודה מרחוק והעבודה ההיברידית, חברות אימצו את ועידות הווידאו כדי לחבר עובדים – ללא קשר למיקומם.

בין שברצונך לתזמן צ'אט וידאו מהיר של אחד על אחד עם עובד כפוף ישיר או לתזמן פגישת וידאו גדולה יותר לסוף החודש עם הארגון כולו, תוכנת ועידות וידאו היא דרך נהדרת לאפשר לצוות שלך לעבוד יחד ולשמור על קשר.

בדרך כלל, כל הדרוש לך כדי לקיים ועידת וידאו הוא תוכנת ועידות אינטרנט, חיבור אינטרנט או חיבור WiFi חזק, ומכשיר ועידות וידאו.

כדי להבטיח ועידת וידאו מוצלחת, תרצה בתכונות ספציפיות שיענו על צרכיך בעת עבודה עם חברי צוות ברחבי העולם.

התכונות של כלים לוועידות וידאו צריכות לכלול את היכולות הבאות:

• הקלטת פגישות לשיתוף עם המשתתפים ולעיון עתידי.
• פונקציית צ'אט כדי ליצור קשר עם עמיתים לפני, במהלך ואחרי מפגש שיחת ועידה.
• שיתוף מסכים כדי להדגיש הדגמות ולעזור למשתתפים לעקוב אחר המצגת.
• הוסף כתוביות כדי להגביר את הבהירות, ההכללה והנגישות עבור כל המשתתפים.
• בחירת רקע או העלאת רקע משלך כדי להפחית את הסחות הדעת למינימום.
• לחצן תגובות כדי לקיים אינטראקציה עם התוכן או הדיון מבלי להפריע לשיחה.
• הצגה והורדה של רשימת הנוכחים לצורך עיון וכדי לפנות למשתתפים לאחר המפגש.

כלים לוועידות וידאו צריכים גם לאפשר למשתתפים להסכים להופיע במצלמה או להשתמש במיקרופון.

האידיאל הוא שתוכנה מסוג זה גם תסייע לך לשפר את מיומנויות ההגשה שלך – אחרי הכל, מיומנויות אלה הן חשובות מתמיד בסביבה של עבודה היברידית. Microsoft Teams כולל פונקציה בשם מאמן דובר שעוזר למגישים לדבר בביטחון רב יותר בפגישות בכך שהוא מספק הנחיות ומשוב לגבי הקצב, השימוש במילות מילוי ותזכורות לפנות לקהל.

במהלך מגפת הקורונה, מיליוני עסקים ומשרים סגרו את המרחבים הפיזיים שלהם, ואנשים ברחבי העולם נאלצו להתבודד בבית. השפעת הקורונה על ועידות הווידאו הייתה עצומה – "עבודה מהבית" הפכה מהעדפה של חברה טרנדית ליכולת הכרחית כמעט בן לילה. לפתע, עסקים בכל הענפים היו צריכים ללמוד להסתגל.

עובדים רבים השתמשו במחשבים אישיים או שאלו ציוד מהמעסיקים שלהם כדי לבצע את עבודתם. חברות אחרות נתנו לעובדים כסף לרכוש בו ציוד לעבודה מהבית וקבעו קווי מדיניות ארוכי טווח לעבודה מרחוק כאשר שבועות הפכו לחודשים. עסקים אימצו כלים כגון תוכנת ועידות וידאו כדי שהעובדים יוכלו להמשיך לשתף פעולה וליצור קשר עם הצוותים המבוזרים שלהם.

נכון ל- 2021, שוויו של שוק ועידות הווידאו הגלובלי עומד על 14.6 מיליארד דולר (USD), על פי דוח Statista. החשיבות של ועידות וידאו במהלך משבר הקורונה – וההשפעות שלהן על האופן שבו אנו מנהלים עסקים היום – עדיין מורגשת במקומות עבודה.

בסביבת העבודה ההיברידית המודרנית, ועידות הווידאו הפכו ממותרות לכורח. ועידות וידאו מספקות לצוותים הזדמנות ליצור קשר פנים אל פנים – בין שהם נמצאים באותו בניין משרדים ובין שהם נמצאים במיקוד שונה לחלוטין.

עם זאת, מאחר שהעובדים עשויים לא להיות באותה סביבה, חיוני לקבוע כמה שיטות עבודה מומלצות עבור שיחות וירטואליות. לדוגמה, יש לרשום הערות פגישה באפליקציה או במסמך דיגיטליים ונגישים באופן נרחב כדי שכולם יהיו מאורגנים ומתואמים. חיוני גם שמשתתפי הפגישה יבדוק את הציוד שלהם ויוודאו מראש שהוא פועל ומתפקד כדי להימנע מתקלות טכניות במהלך שיחה קבוצתית.

למרות שפגישות וירטואליות דורשות לעתים תמרונים נוספים, הן יכולות להיות כלי רב-עוצמה כדי לאחד את הארגון שלך ולשמור על פעילות עסקית שוטפת.

הקורונה והזדמנויות העבודה מהבית שינו באופן משמעותי את התפקיד של ועידות וידאו בעסקים. ואימוץ ועידות הווידאו יכול ליצור כל מיני הזדמנויות לארגון שלך. לדוגמה:

• תוכל להרחיב את מאגר הכישרונות שלך על-ידי העסקת אנשים מחוץ למיקום הקרוב אליך.
• תוכל להעסיק יותר עובדים שמתאימים למודל העבודה ההיברידית, דבר המאפשר שעות עבודה גמישות מחוץ למסגרת המסורתית של 9:00 עד 17:00.
• עובדים בנסיעה יכולים להישאר מעורבים ומחוברים באמצעות מכשיר חכם.
• סביבת עבודה מרוחקת או היברידית יכולה לדרבן עובדים להצטרף לחברה שלך.

ועידות וידאו יכולות לעזור לשפר את תפעול העסק שלך, תוך קידום הפרודוקטיביות וחיזוק הקהילה באמצעות שיתוף פעולה בזמן אמת פנים אל פנים.