休暇の前後にメールを管理する

私たちは皆そこにいましたね? エキサイティングな旋風の休暇の後、あなたは仕事に戻ってOutlookを開き、あなたを待って2000の未読メッセージを見つけます。休暇に戻りたいと思わせれば十分です。または、二度と休暇を取ることはありません。

しかし、Outlook は強力なプログラムであり、その受信トレイをすばやく飼いならすのに役立ちます。おそらく、想像以上に速くなります。

休暇後にメールを管理する

休暇の準備

レイチェルと一緒に10日間の休暇を取る準備をしましょう。

レイチェルは、5つの別々のプロジェクトのコミュニケーションと調整を行い、20の異なるメーリングリストのメンバーであり、毎日少数の個人的な電子メールメッセージも受け取ります。

レイチェルがオフィスを出ている間、チェスターは彼女のプロジェクトの3つのメインの窓口になり、シェリルは他の2つを処理します。

レイチェルが最後に休暇に行ったとき、彼女は10日後に戻ってくることを誰にも知らせるために自動返信を設定しましたが、彼女は他に何もしませんでした。彼女が戻ったとき、受信トレイは 50 メッセージから 500 メッセージに増加しました。

今回, レイチェルは、彼女が休暇のストレスフリーから戻って来るのを助けるためにOutlookのいくつかの主要な機能を残す前に、数分を費やしています.

レイチェルは、自動返信を設定すると、同僚に多くの質問や混乱を招く可能性があることを知っています。を Microsoft 365しているため、[ ファイル ]> [自動応答] を選択し、次のテキストに型を入力します。

こんにちは。

メッセージをありがとう。 2019 年 5 月 1 日から 2019 年 5 月 10 日の間、不在です。私がいなくなった間、私は電子メールをチェックしません。

Contoso、Fourth Coffee、Tailspin Toys プロジェクトのサポートについては、Chester Beane にお問い合わせください。

Northwind プロジェクトのヘルプについては、Cheryl Jenkins にお問い合わせください。

—Rachel

彼女は自動応答を設定して、出発日をオンにし、戻った日をオフにすることができます。これは素晴らしい手順 1 です。ただし、Rachel は Outlook に、受信トレイを管理するのに役立つ他の機能があることを認識しています。

独自の自動応答を設定するには、「 Outlook から自動不在応答を送信する」を参照してください。

これで、Rachel は「手順 2: ルールの作成」に進むことができます。

休暇後

休暇を取る前にレイチェルほど組織化されていない場合はどうなりますか?

10日間の休暇後に過負荷の受信トレイに対処しようとしたときに、ネルソンに従ってみましょう。ネルソンは自動返信を設定しましたが、同僚に行っている間は指示を出しませんでした。

彼は休暇から戻ると、受信トレイに 1243 件のメッセージが届きます。幸いなことに、Nelson は Microsoft 365 サブスクリプションの一部として Outlook を持っているので、いくつかの主要な Outlook 機能を使用して、これらのメッセージをすばやく簡単に並べ替え、フィルター処理、対処できます。

まず、メッセージを優先順位で並べ替えます。これにより、優先度の高いメッセージ (すぐに対処する必要があるメッセージ) がすべて受信トレイの上部に配置されます。

重要度でメッセージを並べ替えます。

これを行うには、メッセージリストの上部にある [ 日付別 ] ドロップダウンを選択し、[重要度] を選択します。これにより、受信トレイが並べ替えられます。

これで、5 つの 重要度の高い メッセージへの応答に 15 分を費やし、フォルダーにファイルし、並べ替え順序を変更するには、ドロップダウンをもう一度クリックし、 上部の [低 ] を選択して、 重要度の低い メッセージをメッセージ一覧の先頭に表示します。これらのメッセージはクイックスキャンのみを受け取り、そのうちの 1 つを除くすべてのメッセージを削除します。昼食の招待状、火災訓練の通知、3 日前の停電に関する警告は、返信する必要があるメッセージではありません。

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