On y est tous allés, non ? Après des vacances passionnantes, vous revenez au travail, ouvrez Outlook et trouvez deux mille messages non lus qui vous attendent. C’est assez pour vous donner envie de retourner en vacances. Ou ne plus jamais prendre des vacances.
Mais Outlook est un programme puissant, qui peut vous aider à apprivoiser cette boîte de réception rapidement, probablement beaucoup plus rapidement que vous auriez pu l’imaginer.
Préparation des vacances
Suivons Rachel alors qu’elle se prépare à partir pour dix jours de vacances.
Rachel gère la communication et la coordination pour cinq projets distincts, elle est membre de vingt listes de diffusion différentes, et elle reçoit également un petit nombre de messages électroniques personnels chaque jour.
Pendant que Rachel n’est pas au bureau, Chester sera le point de contact principal pour trois de ses projets, et Cheryl gérera les deux autres.
La dernière fois que Rachel est partie en vacances, elle a mis ses réponses automatiques pour faire savoir à tout le monde qu’elle serait de retour dans dix jours, mais elle n’a rien fait d’autre. Quand elle est retournée, sa boîte de réception est passée de 50 messages à 500 messages.
Cette fois, Rachel passe quelques minutes la veille de son départ avec plusieurs fonctionnalités clés d’Outlook pour l’aider à revenir de vacances sans stress.
Rachel sait que la mise en place d’une réponse automatique peut lever beaucoup de questions et de confusion pour ses collègues. Étant donné qu’elle a Microsoft 365, elle sélectionne Fichier > Réponses automatiques et entre le texte suivant.
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis hors du bureau entre le 1er mai 2019 et le 10 mai 2019. Je ne vérifierai pas les e-mails tant que je serai parti.
Pour obtenir de l’aide sur les projets Contoso, Fourth Coffee et Tailspin Toys, contactez Chester Beane.
Pour obtenir de l’aide sur le projet Northwind, contactez Cheryl Jenkins.
—Rachel
Elle peut définir ses réponses automatiques pour activer le jour de son départ et désactiver le jour de son retour. C’est une grande étape 1. Cependant, Rachel sait qu’Outlook a d’autres fonctionnalités qu’elle peut utiliser pour l’aider à garder sa boîte de réception sous contrôle.
Pour configurer vos propres réponses automatiques, voir Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau à partir d’Outlook.
Rachel peut maintenant passer à l’étape 2 : Création de règles.
Les règles sont un excellent moyen de gérer vos messages, à la fois lorsque vous êtes au bureau et en dehors du bureau. La fonctionnalité Réponses automatiques a ses propres règles intégrées qui ne s’activent que lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Dans la boîte de dialogue règles située en bas de la fenêtre Réponses automatiques , Rachel sélectionne Ajouter une règle.
Ensuite, elle ajoute advertisements@contoso.com au champ From . Elle reçoit chaque jour un message de cette adresse qui contient des informations temporelles dont elle n’aura pas besoin à son retour de vacances.
Dans la section Effectuer ces actions , Rachel coche la case Supprimer tous les messages de cette adresse e-mail. Elle peut créer plusieurs règles qui déplacent ou suppriment ou même transfèrent des messages à d’autres membres de son organisation en fonction des mots dans l’objet ou le corps du message, ou de la personne à qui le message est envoyé ou reçu.
Quand elle a fini de créer des règles, elle peut enregistrer sa réponse automatique et partir pour ses vacances en sachant qu’un bon nombre de ses e-mails seront automatiquement transférés à la bonne personne et un autre groupe sera complètement supprimé.
Pour plus d’informations sur l’ajout de règles, consultez Gérer les e-mails à l’aide de règles.
Après les vacances
Et si tu n’étais pas aussi organisée que Rachel avant de partir en vacances ?
Suivons Nelson alors qu’il tente de gérer une boîte de réception surchargée après dix jours de vacances. Nelson a mis en place une réponse automatique, mais il n’a pas donné d’instructions à ses collègues pendant qu’il était parti..
Quand Nelson revient de ses vacances, il a 1243 messages dans sa boîte de réception. Heureusement, Nelson a Outlook dans le cadre de son abonnement Microsoft 365, afin qu’il puisse rapidement et facilement trier, filtrer et traiter ces messages à l’aide de quelques fonctionnalités d’Outlook clés.
Tout d’abord, Nelson trie ses messages par priorité. Cela place tous les messages de haute priorité (ceux qu’il devra traiter rapidement) en haut de sa boîte de réception.
Pour ce faire, il sélectionne la liste déroulante Par date en haut de sa liste de messages et choisit Importance. Cela trie sa boîte de réception pour lui.
Nelson peut maintenant passer quinze minutes à répondre aux cinq messages d’importance élevée , les classer dans des dossiers, puis modifier l’ordre de tri en cliquant à nouveau sur la liste déroulante et en sélectionnant Faible en haut pour placer les messages d’importance faible en haut de sa liste de messages. Ces messages ne reçoivent qu’une analyse rapide, puis il supprime tous les messages sauf un. Les invitations au déjeuner, une notification d’incendie et un avertissement concernant une panne d’électricité il y a trois jours ne sont pas des messages auxquels il doit répondre.
Maintenant qu’il a pris en charge les messages électroniques les plus importants, Nelson peut utiliser un autre filtre intégré d’Outlook, celui pour @mentions. À l’aide de la liste déroulante Par date en haut à droite de sa liste de messages, il sélectionne Courrier mentionné.
Nelson sait qu’il a été mentionné dans un e-mail spécifique, il est probable que l’expéditeur ait besoin de quelque chose explicitement de sa part, plutôt que de l’un de ses collaborateurs.
Il y a environ cinquante de ces messages, et Nelson peut rapidement parcourir la liste, supprimer ceux qui ont peut-être déjà été gérés par l’un de ses collègues, puis répondre aux autres.
Si vous avez un grand nombre de projets, certains peuvent être plus sensibles au temps que d’autres. La recherche de messages liés aux projets les plus sensibles au temps peut vous aider à vous tenir au courant de ces projets tout en économisant les projets les moins sensibles au temps pour un autre jour.
Pour rechercher des messages qui contiennent une expression spécifique, utilisez la zone Rechercher en haut de la liste des messages Outlook. Utilisez des guillemets autour d’une expression à plusieurs mots pour rechercher uniquement cette expression et non chaque mot individuel dans cette expression.
Le regroupement de messages par expéditeur vous permet de trouver des messages que vous pouvez supprimer rapidement, par exemple des bulletins d’informations ou des messages automatisés de comptes non surveillés, ou des messages auxquels vous devez répondre en temps voulu, par exemple des messages de votre superviseur direct.
Pour regrouper vos messages par expéditeur, cliquez sur la liste déroulante Par date en haut à droite de votre liste de messages, puis sélectionnez De.
